3.0 Den kommunale organisasjon

Utgangspunkt

I forstudien skreiv KPMG at sjølve organisasjonsstrukturen i Flora er kompleks, tungdreven og dels uklår. Ein enklare organisasjonsstruktur med optimal bruk av moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi vil kunne frigjere både støtte- og leiarressursar og redusere frustrasjonen knytt til tungvinte interne rutinar. Styringssystemet bør vidareutviklast med vekt på å kome fram til samsvar mellom resultatkrav og ressursar, mynde og ansvar.

Med dette utgangspunktet, er det i alt gjennomført fire forprosjekt innafor området organisasjon:

Delprosjekt 2: Organisering av tenesteapparat, stabs- og støttefunksjonar og leiing

Delprosjekt 5: Etablering av servicetorg

Delprosjekt 6: Styringssystem som inkluderer tenestebeskrivingar og brukartilbakemeldingar

Delprosjekt 7: Effektivisering av internadministrative arbeidsprosessar – bruk av IKT

Langsiktige mål og strategiar

For den vidare utvikling av Flora kommune sin organisasjon, bør desse måla og strategiane leggast til grunn:

- Flora kommune skal utvikle ein robust og fleksibel organisasjon som løpande klarer å effektivisere og omstille tenesteproduksjonen i høve til endringar i behov og rammevilkår
- Kommunen skal framstå som ein attraktiv, men krevjande arbeidsgivar - som kan tilby konkurransedyktige vilkår i ein stadig trongare arbeidsmarknad.
- Kommunen skal utvikle ein intern organisasjonskultur som tek sikte på å bygge opp under den kommunale organisasjonen som ei kompetanse- og serviceverksemd
- Tenesteproduksjonen i kommunen skal organiserast med hovudvekt på brukarane sitt behov - og ikkje interne tilhøve som fag, profesjon o.l.
- Ansvar og mynde skal følgje kvarande - som hovudregel skal all mynde og alt ansvar som gjeld brukarane leggjast på lågaste effektive nivå
- Leiarar i Flora skal ha eit totalansvar for den verksemda dei er leiarar for - dvs. både brukarar/målgruppe, resultat, personale, andre ressursar og økonomi
- Kommunen skal ha ein effektiv internadministrasjon, samtidig som nok ressursar skal vere avsett til aktiv leiing og leiarskap

Felles utfordringar i den kommunale organisasjonen framover

Den kommunale organisasjon i Flora står framfor eit betydeleg hamskifte. Klarare enn nokon gong skal det fokuserast på:

Kven er vi til for -
Kva slags tenester skal vi levere - med kva slags kvalitet
Kva meiner brukarane om det vi gjer
Konkrete resultatkrav – og konkret måling/rapportering
Leiarar har fullt ansvar og stor mynde innafor gitte rammevilkår og tildelte økonomiske ressursar
Er vi konkurransedyktige – eller er det andre som kan gjere jobben vår betre
Stadig jakt på effektiviserings- og produktivitetsgevinstar

Utfordringar og tiltak - organisasjonsstruktur

Utfordringar

Vi må forenkle Flora kommune sin struktur med vekt på å definere og sjølvstendiggjere dei tenesteeiningane som skal tene innbyggarane og brukarane direkte
Vi bør omorganisere ressursbruken i leiar-, stabs- og støttefunksjonar slik at den vert effektivi og at vi oppnår forenklingar i sjølve strukturen. Nytt IT-materiell skal bidra til effektivisering
Fornying av leiing- og styringssystemet med vekt på å flytte ansvar og mynde ut innafor klåre mål, resultatkrav og budsjettrammer

Tiltak

Framlegg til organisasjonsstruktur vil i prinsippet byggje på ein slik modell:

1. Sentraladministrasjonen og etatane vert lagt ned. Stab- og støtteavdelingar vert organisert med ei personal- og organisasjonsavdeling og ei plan- og økonomiavdeling

2. Tenestetorget vert organisert som eiga avdeling, men skal støtte både publikum med utoverretta tenester og stabsavdelingane i saksproduksjonen og merkantilt arbeid.

3. Det vert oppretta 3 "kommunalsjefstillingar" tiltenkt oppfølgjingsansvar for tenestene ute. Rådmannen får fullmakt til å fastsetje endeleg stillingsnemning for desse.

4. Tenesteproduksjonen vert å organisere prinsippielt i samsvar med utgreiinga frå delprosjekt 2, etter rådmannen si avgjerd.

5. Delprosjekt 2 si utgreiing vedkomande organisering, leiaravtalar og nettverkskoordinering m m vert lagt til grunn for den vidare utforminga av kommunestrukturen.

6. Den totale årsverkreduksjonen skal innan 2003 vere 10-15 årsverk.

7. Gjennomføringsplan for tilsetting og personalforvaltning i gjennomføringsfasen følgjer som eigen del av rådmanne si saksutgreiing til omstillingsrapporten.

Styringsgruppa har vurdert alternativ til den framlagte organisasjonsmodellen, bl a ein struktur som byggjer vidare på etatar som i dag. Grunnen til at denne ikkje er tatt med i høyringsdokumentet er først og framst at bystyret i sitt mandat sa at framtidig organisasjonsmodell skal bygge på ein flat struktur, med andre ord færre nivå enn no.

Utfordingar og tiltak- publikumsservice - tenestetorg

Utfordringar

Ei av utfordringane er å utnytte systematiske brukartilbakemeldingar løpande til vidareutvikling og tilpassing av dei kommunale tenestene
Flora kommune treng eit felles ansikt utad der innbyggarar, næringsliv og andre kan møte heile kommunen - både som ein fysisk stad i byen og på Internett
Kommunen bør drøfte på prinsipielt grunnlag i kor stor grad dei ønskjer å sjå på sine innbyggarar/brukar i eit kundeperspektiv og i kor stor grad eit medverknads- og borgarperspektiv skal ligge til grunn for kommunikasjonen med brukarane

Tiltak

1. Flora kommune skal opprette tenestetorg i samsvar med delprosjekt 5 sine tilrådingar. Oppstart vert innan til januar 2002.

2. Rådmannen får fullmakt til å fastsetje tilsettingstidspunkt for personalet.

3. Tenestetorget skal organiserast slik at systematiske- og andre former for brukartilbakemelding vert ruta gjennom tenesten

Utfordringar og tiltak - planlegging og styring

Utfordringar

1. Ta i bruk tenestebeskrivingar som

a) gir politikarane høve til å drøfte og vedta nivå og mengde på tenestene

b) klargjer kravet til tenestene ovanfor medarbeidarar og tenesteleiarar

c) dannar grunnlag for å kommunisere kva innbyggarane og brukarane kan forvente av Flora kommune på dei ulike områdene

2. Utvikle felles metodikk for arbeidet med kvalitetssikring av kommunale tenester, og prioritere dei tenestene som først bør kvalitetetssikrast

3. Utvikle eit plan- og styringssystem som ivaretek både ressurs, produktivitet, effektivitet og brukarperspektivet (Balansert styringssystem

Tiltak

Flora kommune skal innføre eit nytt styringssystem og system for brukartilbakemelding som er i samsvar med delprosjekt 6 si utgreiing
Flora kommune skal innføre tenesteerklæring i samsvar med delprosjektet sine intensjonar og inndeling. Innføring av tenesteerklæring, nytt årshjul og brukartilbakemelding krev engasjement i heile delar av organisasjonen. Marskonferansen 2001 skal difor nyttast til å gå gjennom tankane bak- og planane for iverksetjing av dette

Tiltak - internadministrativ effektivitet

Nedlegging av etatar og sentraladministrasjonen og oppretting av tenesteeiningar som skal kunne drive effektivt vil utløyse investering i ein utvida teknoligisk plattform. Forenkling i dei administrative rutinene iannanfor løn, personal, økonomi og administrasjonen forøvrig skal gi ein meir effektiv kommuneorganisasjon.
Delprosjekt 7 si utgreiing og framlegg til nye rutiner vert lagt til grunn i det vidare arbeidet. Innføring av nye administartive rutiner vert å ta med i planlegginga av gjennomføringsfasen for alle delprosjekta. Investeringsbehovet går fram av økonomitabellen i kap 4.